Mahkamah Konstitusi menggelar “Rapat Koordinasi Implementasi Digitalisasi Arsip, Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), dan Sistem Informasi Penomoran Naskah Dinas (SIPANDA) dalam rangka mewujudkan e-Government di Lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal Mahkamah Konstitusi”, di Bogor. Dalam acara yang diikuti oleh perwakilan setiap Biro ini, Sekretaris Jenderal Mk M Guntur Hamzah memberikan sambutan pembukanya.
“Sebenarnya sejak lama Mahkamah Konstitusi telah berusaha untukmengimplementasikan aplikasi pengelolahan arsip (e-arsip), namun implementasi sistem tersebut tidak berlanjut dan tidak sesuai dengan harapan. Sehingga kita tertinggal oleh kementerian atau instansi lain yang sudah menggunakan e-arsip,” ungkap Guntur pada Rabu (7/11).
Guntur menyebut faktor terbesar yang memengaruhi belum berjalannya Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK dikarenakan belum adanya perubahan pola pikir, sikap dan budaya kerja para pejabat dan staf yang mendukung mplementasi sistem teknologi informasi. Lainnya, lanjutnya, adanya permasalahan infrastruktur aplikasi, yakni aplikasi belum memiliki persyaratan fungsional yang lengkap sesuai kaidah kearsipan.
“Kegagalan Mahkamah Konstitusi dalam mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan arsip adalah adanya rasa takut kegagalan dalam menerapkan siatem informasi tersebut kembali. Oleh karena itu, kegagalan itu seharusnya menjadi pembelajaran bagi kita dalam merespons, berpikir, bertindak, dan menyikapi kegagalan itu untuk mengantarkan pada puncak kesuksesan,” terangnya.
Terkait dengan SIKD dan SiPANDA yang telah berjalan dengan baik selama 1,5 tahun di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK, lanjut Guntur, ternyata masih ditemukan unit kerja yang masih belum mengoptimalkan fungsi dan kegunaan dua aplikasi tersebut sesuai dengan ketentuan dan prosesur dalam manajemen kearsipan.
“Implementasi Aplikasi tersbut tidak akan berhasil kalau hanya melibatkan unit Kearsipan saja, tanpa melibatkan seluruh unit kerja yang menciptakan arsip. Oleh karena itu, perlunya koordinasi seluruh unsur pejabat dan staf dalam rangka untuk perbaikan implementasi SIKD dan SiPANDA,” papar Guru Besar Universitas Hasanuddin tersebut.
Guntur menjelaskan rapat koordinasi ini penting mengingat perlunya memberikan pemahaman dan kesamaan pandangan kepada pegawai mengenai pentingan SIKD dan SiPANDA dalam rangka peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal Mahkamah Konstitusi.
“Tujuan dari penyelenggaraan kegiatan ini tentunya tidak hanya sebatas pemahaman saja, melainkan lebih jauh dari itu, yakni implementasi SIKD dan SiPANDA pada setiap unit kerja di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal Mahkamah Konstitusi dapat berjalan efektif dan efisien. Sehingga dapat mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan berkualitas sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009,” tutupnya.
Sebelumnya, Kepala Biro Umum Teguh Wahyudi mengatakan, mulai dari awal tahun 2017-2018, pelaksanaan penomoran naskah dinas melalui SiPANDA sudah berjumlah lebih dari 30.000 naskah, sedangkan SIKD sudah dipergunakan secara rutin oleh unit kerja untuk pengelolaan naskah dinas.
Teguh juga menyampaikan, masih adanya permasalahan dalam penggunaan aplikasi SIKD dan SiPANDA tersebut. Permasalah tersebut, antara lain masih banyaknya nomor mundur dan salah format,data SiPANDA tidak dilengkapi dengan data digital, serta unit kerja tidak dan/atau salah dalam melaksanakan pemberkasan arsip di SIKD.
“Oleh karena itu, rapat koordinasi ini dimaksudkan untuk memberikan pencerahan, pemahaman, dan perbaikan dalam penggunaan SIKD dan SiPANDA. Agar dapat meningkatkan kualitas pelayanan adminsitrasi umum dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang efektif dan efisien, serta membantu program pemerintah dalam rangka penerepan e-government,” ungkap Teguh.
Acara Rapat Koordinasi Implemenasi Digitalisasi Arsip, Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), dan Sistem Informasi Penomoran Naskah Dinas (SiPANDA) tersebut berlangsung hingga Jumat, 9 November 2018 mendatang. (Panji Erawan/LA)